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Requerimientos documentales ​

Este capítulo describe cómo configurar el catálogo de documentos que el sistema solicita durante el onboarding. Si lo que necesitás es revisar, aprobar o rechazar los archivos que ya subieron los inversores, consultá Requerimientos documentales — operación.

Para qué sirve ​

Esta pantalla define las reglas del negocio sobre documentación: qué archivos se le van a pedir a cada tipo de cuenta y bajo qué condiciones. Es el catálogo maestro que alimenta el onboarding del cliente.

Quién lo usa ​

El oficial de cumplimiento es quien define y mantiene este catálogo. Las decisiones deben estar ancladas en dos fuentes: la regulación vigente (resoluciones de CNV y UIF, normativa BCRA) y la política interna de su empresa. Cualquier cambio en el catálogo debería tener respaldo documental en el expediente de política de cumplimiento.

Qué se puede hacer ​

Agregar y quitar requerimientos por tipo de cuenta. El catálogo está dividido en cinco secciones:

  • Persona Física — Titular / Condóminos: documentos que se piden a la persona física y a cualquier cotitular.
  • Persona Jurídica — Empresa: documentos que corresponden a la entidad legal (estatuto, acta de designación de autoridades, balance, etc.).
  • Persona Jurídica — Apoderados: documentos que deben presentar quienes firman en nombre de la empresa.
  • Persona Jurídica — Autorizados: documentos para las personas autorizadas a operar la cuenta en nombre de la empresa.
  • Persona Jurídica — Beneficiarios Finales: documentos que se le piden a cada beneficiario final declarado en el organigrama de propiedad de la sociedad.

Una persona cargada como apoderado tiene la autorización para operar la cuenta de manera implícita: no se la puede cargar también como autorizado.

Dentro de cada sección se puede agregar un nuevo requerimiento con un nombre libre, o eliminar uno existente si dejó de ser necesario.

Activar o desactivar requerimientos. Cada requerimiento tiene un interruptor de activación independiente. Desactivar uno lo saca del flujo de onboarding sin borrarlo del catálogo; queda disponible para volver a activarlo cuando sea necesario.

Marcar como obligatorio u opcional. Un requerimiento obligatorio bloquea el avance del inversor hasta que suba el archivo correspondiente. Uno opcional puede omitirse sin impedir la continuación del proceso.

Definir si el documento tiene vencimiento. Al activar esta opción, el sistema registra la fecha de carga y luego puede alertar o solicitar actualización cuando el documento queda desactualizado. Corresponde usarlo en documentos que pierden vigencia: balance del último ejercicio, certificado de ingresos, estados contables, etc.

Asociar un detector automático. Algunos tipos de documento cuentan con validación automática de contenido. Al asociar un detector, el sistema puede verificar que el archivo subido corresponde al tipo esperado antes de marcarlo como recibido.

Conceptos clave ​

Requerimientos con condición automática. Existen documentos que el sistema solicita automáticamente según circunstancias detectadas durante el onboarding — por ejemplo, formularios FATCA cuando el cliente declara residencia o vínculo con Estados Unidos. Estos requerimientos están definidos directamente por el sistema; no aparecen en el catálogo editable de esta pantalla y no hay otra pantalla del backoffice donde se puedan configurar manualmente. Si su organización necesita modificar el comportamiento de un requerimiento condicional, hay que coordinar con soporte.

Vencimiento de documentos. Activar el vencimiento no implica un plazo fijo en el sistema: es una marca que indica que ese documento es de naturaleza perecedera. La gestión concreta del vencimiento —alertas, solicitud de actualización— se trabaja desde el módulo operativo. Ver Requerimientos documentales — operación.

Beneficiarios finales que también son apoderados. Cuando una misma persona cumple los dos roles dentro de una persona jurídica —es apoderado y, a la vez, beneficiario final declarado en el organigrama— el sistema le pide los documentos una sola vez, combinando los requerimientos de ambos roles. En el onboarding aparece como una única parte identificada con la etiqueta "Apoderado y Beneficiario Final"; no se le solicita subir dos veces el mismo documento.

Beneficiarios finales sin documentación configurada. Si su organización decide no configurar ningún documento requerido para beneficiarios finales, los beneficiarios finales declarados no aparecen como partes activas en el onboarding. Igual quedan registrados a efectos de la declaración de propiedad y de los procesos de screening, pero no se les solicita documentación adicional.

Condiciones de aplicabilidad ​

Cada documento puede solicitarse siempre o solo cuando se cumplen ciertas condiciones del titular o de la empresa. Esta opción permite, por ejemplo, pedir un acta determinada únicamente a sociedades anónimas o de responsabilidad limitada, o documentación adicional a apoderados casados.

Para configurarlo, en Configuración → Documentación Requerida, en la fila del documento elegí en el selector Condición:

  • Sin condición: el documento se solicita en todos los casos donde aplican el tipo de cuenta y la entidad. Es el comportamiento por defecto.
  • Tipo societario: el documento solo se pide cuando la empresa pertenece a uno de los tipos seleccionados (por ejemplo S.A. o S.R.L.).
  • Es sujeto obligado: el documento solo se pide cuando la empresa es —o no es— sujeto obligado UIF, según lo que elijas.
  • Estado civil: el documento solo se pide a las personas (titulares de persona física, apoderados o beneficiarios finales de persona jurídica) cuyo estado civil coincida con los seleccionados.

Cuando la condición se evalúa contra los apoderados o beneficiarios finales de una persona jurídica, el documento aparece únicamente en la tarjeta de las personas que cumplen, no en la del resto.

Las condiciones son independientes del marcador "Obligatorio": un documento puede aplicar solo en ciertos casos y, cuando aplica, ser obligatorio o no según se haya configurado.

Flujos típicos ​

CNV o UIF emite una nueva resolución que exige un documento adicional. Entrás al catálogo, agregás el requerimiento en la sección correspondiente (persona física, persona jurídica o sus representantes según la norma), lo marcás como obligatorio y guardás. A partir de ese momento, todos los onboardings que aún no completaron el proceso van a ver ese documento como parte de los requisitos.

Querés hacer opcional un documento que era obligatorio. Localizás el requerimiento en el catálogo, cambiás el interruptor de obligatorio a opcional y guardás. Los clientes que estén en curso van a poder avanzar sin necesidad de subir ese archivo. Tené en cuenta que el cambio aplica a todos los onboardings del tipo de cuenta correspondiente — el catálogo no permite diferenciar por nivel de riesgo u otros criterios.

Necesitás forzar la actualización anual de un documento. Activás la opción de vencimiento en ese requerimiento. El sistema queda en condiciones de alertar cuando el documento supere el tiempo de vigencia razonable para ese tipo de archivo.

Cosas que conviene saber ​

  • Los cambios en el catálogo tienen efecto inmediato sobre los onboardings en curso. Si agregás un requerimiento obligatorio, los inversores que todavía no terminaron el proceso van a encontrarlo como un paso pendiente la próxima vez que ingresen.

  • Las cuentas que ya fueron aprobadas no reciben retroactivamente los nuevos requerimientos. Para aplicarlos a cuentas existentes es necesario ejecutar un proceso de remediación; eso se gestiona desde el módulo operativo, no desde acá.

  • Si convertís un requerimiento opcional en obligatorio podés dejar bloqueadas cuentas que estaban en curso y ya habían salteado ese paso. Antes de hacer ese cambio, revisá cuántos onboardings activos están en ese estado y comunicalo al equipo de atención si fuera necesario.

  • Eliminar un requerimiento del catálogo lo desactiva implícitamente para los onboardings nuevos, pero los archivos ya recibidos en el historial de cada cuenta no se borran.